3项职场基本功助你提高工作效率

云、雨、伞

世界500强企业新人培训书籍《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》的作者大石哲之有个“云、雨、伞”理论,看到一片云,想到会下雨,拿出一把伞。

引申到工作中,就是充分收集信息、理性分析决策、果断全力以赴行动。如果你仔细观察过职场达人们的工作流程,你会发现不用拼爹、拼天赋,基础常识、职场基本功就能完胜大部分人。“信息、分析、行动”这三点就是基础常识,这也是决定你能否实现职业规划的关键。我最近看野口真人的精准努力: 如何用金融思维在职场快速超车》他提出一个理论以“提升自我价值”为核心的职场工作法,即在发展赚钱能力的同时,努力提升自己的“信用”。也就是说你工作不是为了公司、老板、薪水,而是以提升自我价值,也就是提升你自己身价的方向去工作。

收集整理信息

有了这个基本方向,你会发现你的工作态度、看问题的视角一下就变了。你从一个抱怨者变成了一个解决问题的人,而解决问题的三步骤:“充分收集信息、理性分析决策、果断全力以赴行动。”分析和行动的前提是充分收集信息,而在职场大多数情况下,我建议通过阅读收集信息,这也是阅读的功能之一。当然收集信息以后,跟同事沟通验证必不可少,但是沟通的前提一定是你已经搜集信息,做好了准备。沟通这个事“说在点,听在心。”你只有提前做好了准备,对方说的时候,你才能有效捕捉信息,提高沟通效率。职场沟通的具体方法,我推荐《沟通圣经》,里面有如何在沟通前做准备的步骤。


你光收集信息还没用,你的学会整理信息,不能让他乱七八糟的,那你也用不上,也不利于后期分析。笔记本作家奥野宣之有一本《如何有效整理信息》 介绍了在日常生活中使用笔记本搜集和整理信息的方法, 用一元化、时序化和索引化这三个方法,通过收集、咀嚼、发酵、顿悟和具体化五个步骤,教你如何整理信息。

理性分析决策

收集信息之后,就该轮到理性分析决策了,敲黑板,“理性”,我们都有思维局限,理性就在这个时候就发挥价值了。坂田直树在《重启:打破思维局限的问题解决术》中有个打破思维局限的例子:“我们常常会强求自己没有的东西,也常常因此而倍感压力,想要用劣势进行弥补。然而,即便弥补了劣势,也只不过刚刚达到及格水平。所以,认清自己的强项和不足,充分利用现有资源发挥自身优势的思维方式十分重要。 ”我们在现实生活中,经常被告诫“水桶最短的板决定能装多少水”,而实际上,在团队中,把自己擅长的发挥到极致,你就能占有一席之地。这就是思维局限带来误区,我推荐大家看思维方式的书,这些书会帮你打开脑洞,让你换个角度思考。以后有机会,我可以开个思维方式的书单给大家。


斯蒂芬·P·罗宾斯在《做出好决定: 理性掌控工作与生活 》中分享了理性的决策过程分为六步:识别和确定问题、确认决策标准、评估标准、制定备选方案、评估每一个备选方案、选择得分最高的方案

我自己在实践这个步骤的时候,不光在个人决策上有用,在团队决策上,也非常有用,有时候我们讨论的过程中,不知不觉就把方案写出来了,而且这个因为讨论的时候,大量的信息被补充进来,最后被采用的方案质量被大大提高,我自己从这个决策系统中非常受益。

当时在决策的时候,要警惕“拖延”,有些人会从潜意识故意拖延。《当机立断: 通过“数字·事实·逻辑”做决定》中出示论述结论是:“ 无法做出决定的人有一个共同的特征,那就是错以为人力和时间都是无限的。 ”我开写作课,开始的时候各平台都缺作者,我推荐10篇稿子,有6篇都能签约。但是很多人就开始拖延,反复的问我:“学阅读、写作,看平台培训资料就能签约吗?”“还有签约名额吗?”“我现在开始学是不是太晚了?”知识付费兴起的第1年,他没做出决定,第2年没做出决定,第3年,他仍然在“考虑”。直到突然有一个平台通知饱和了,不再约稿了。他突然找到了放弃的借口,开始说“看到**的签约结束了,觉得很失望,错过机会。特别痛苦怎么办?”呃,你连样稿都没写,这机会就不是你的呀?!就好比你跟男神约会,你约了,男神拒绝了,你失望了。你连男神都没约,你都没给自己希望,有什么可失望的? 你这不强行给自己加戏吗?


你要明确的认知一件事,就是你“拖延”,逃避做决策,也是一种决策,你自己决定放弃了。也就是说你决定放弃机会。人力、时间、机会这些东西不光不是无限的,反而是非常稀少,你浪费这些的代价是高昂的。

提高行动力

对于大多数人来说,行动是最难,就别说“果断全力以赴的行动了”。这也是拉开差距的重要能力。我看《忍住!别插手!让孩子独立的自我管理课》时候作者高取志津香对读者有个建议:“ 父母可以通过问问题,让孩子明确行动的最终目的。如果孩子在一开始做事的时候,对想要达成的目标并不清晰,那么他就很容易在行动中迷失方向,也就自然无法达成目标。 ”其实不光孩子,我们成年人自己,在平时工作生活中行动用这个方法也非常好。把目标拆分,分成无数个小目标,依次完成所有小目标,大目标就实现了。比如要写一本书,15万字,这么一想太多,想放弃,想拖延。可是拆分一下,每天写400多字,一年就完成了。才400多字,几条广播、半篇日记而已。


我提高自己行动力的方法有两个,一个是安排时间,把时间排满一点。这样如果不能完成计划,就会有“失败感”刺激自己。我通常会给自己多安排出一些机动的有报酬的工作。比如我答题会有收益。我安排时间的时候,如果实际没有按照计划完成工作,我就会想:“哎呀,没有时间答题了,浪费了这么多的收益。”这种损失的刺激,让我提高效率,尽快完成工作。如果你还不能提高行动力,可以试试亲情刺激。我每天固定会陪孩子读书,我闺女拿着书追着我说:“妈妈读书,妈妈想读书。”我就很内疚呀,工作没做完,挤占了陪孩子读书的时间。

第二个方法是告诉别人我的计划,作为自由职业者,最大的敌人就是自己。我会发朋友圈、发广播、告诉我妈、告诉我爱人。比如“我晚上10点前要把这稿子写完了。”当大家都看电影,我也凑过去的时候,他们就会提醒我:“稿子这么快写完了?”我在网上闲逛的时候,网友也会问我:“稿子交了吗?什么时候能上线?”我会想到这个目标还没有完成,就又去写稿了。

咱们生活在科学技术发达的环境下,多多学习行为学、心理学的自我管理方法,而不是单纯的靠“意志力”来逼迫自己会让你轻松很多。通过科学证明,人类已经找出300个显著的周期,可以在某种程度上轻松的“预测未来”,在合适的时候做适合的事达到自己的目标。莎士比亚说:“世间事,也有涨潮时节,及时把握,终可功成名就。 ”想要学习、掌握这些能提高你身价的知识和能力,你必须行动起来,通过充分收集信息、理性分析决策、果断全力以赴行动制定出适合你自己的工作流程,通过积累能力让自己有主动选择的权力。


如果你练习几次按照“充分收集信息、理性分析决策、果断全力以赴行动”这个步骤解决问题,当然是认真的练习啊,不是糊弄糊弄,按照自己臆想的步骤瞎折腾。就会发现工作效率大大提高,当你改变工作态度,体验几次解决问题带来的快乐。你就能更深刻的体验到,工作和生活的意义,你工作不是为了别人,而是为了自己,这就像打游戏一样,过程中你快乐了,工资和奖金就像是游戏结束后的糖果一样。能够把这个解决问题的方法养成习惯,坚持几年,你就会发现你站在不一样的地方,有了更大的视野。


不止在工作中,在生活中你的个人决策,直接影响你的生活,你的命运。我刚工作的时候,住在杂志单位的四个间宿舍,我有幸选择一位跟我一样来自农村的姑娘一屋,我现在都庆幸这个选择。受她的影响我发现读书写书评、看电影写影评、旅行写攻略。这些总结不光带来了个人知识的提高,拿到了钱,更让我开始了斜杠生涯,发现了全职工作之外的生活方式。


我现在的生活,就是因为当年一个小小的决策而改变的,你有资格选择,跟你得过且过被动的被选择,是两种生活状态,会带给你不一样的生活体验。


在这个流行孤注一掷的年代,我却奉行出口治明在《当机立断: 通过“数字·事实·逻辑”做决定 》中引导的决策理念:“可以冒的险,不可冒的险。在不影响正常生活的条件下,可以去试试。如果失败了生活会受到很大影响还是放弃冒险吧。不要孤注一掷,理性分析挑战。”

这波知识变现,很多人在有了一个签约专栏以后就果断辞职开始“自由职业”,然后因为各种原因被解约以后失去生活来源,原来正常的生活被打乱,生活开始捉襟见肘。挑战自己和背水一战是两个概念,背水一战是山穷水尽的时的采取的方案,你不能因为想挑战自己,自己把自己后路断了,故意让自己山穷水尽。永远让自己的能力高于自己欲望,才能游刃有余的生活,你在决策之前,要先评估自己做这事的难度有多大,你的后路是什么。

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