高项、高级项目管理师论文-沟通管理

2019年3月，我所在公司中标《XX市政务服务一体化建设工程》项目，此项目为了深化政府改革，更大程度利企便民，加快推进XX市“互联网+政务服务”，项目总投资600万元，建设工期1年零6个月，我有幸被任命为该项目的项目经理，带领团队成员30人于2020年9月顺利通过了甲方验收成并完成了该项目的上线等后续工作，取得了甲方高层领导的一致好评。

该项目包含功能及模块众多，包括各类生活缴费、智慧政法、社保医保、户政治安、健康就医、教育考试、住房保障、扶贫服务等20多种模块，需要专线网络对接多家银行及政企接口，为了更好的满足全市及各级区县500多万常驻人口的使用，项目使用12台32核128G华为服务器，每台服务器虚拟化为4个8核32G的虚拟主机，采用分布式和集群的架构方式保证服务的高可用性、高可靠性及数据安全，服务端采用JAVA加Oracle数据库开发，使用springboot框架加前端web页面搭建政府后台管理系统，zookeeper分布式服务注册中心负责集群所有服务器的配置和管理工作，使用RPC远程过程调用进行服务器间的信息通讯，专门的缓存服务器集群和日志集群进一步提升服务器的高可用与数据的安全性能，数据库方面采用读写分离并同步备份数据，与日志系统一块为项目数据安全增加双重保险，客户端提供安卓与IOS APP，并整合微信公众号和小程序功能，实现项目的全方位多端服务。

由于该项目功能众多，工期紧张，相关干系人众多，协调难度大，为了保证项目的顺利完成，我对项目组成员进行了详细的组织和分工，分别对前端组、后端组、需求组、测试组等设置相应的负责人，每个负责人直接与我汇报沟通，在注重项目其他过程管理的同时，还重点对沟通进行管理，本文结合我的实际经验，以项目为例，从沟通管理的规划沟通管理、管理沟通、控制沟通3个过程进行阐述：

一、规划沟通管理
编制本项目的沟通管理计划时,我遵循了以下两个原则:(1)全员参与。计划的编制不仅靠一人之力还更应发挥团队的力量。项目中标后,我带领项目组成员通过召开头脑风暴会议列出项目干系人名单,并邀请部分干系人参与讨论等形式编写了本项目的沟通管理计划。(2)做好干系人分析。干系人分析是制定沟通管理计划的依据之一。本项目涉及干系人较多,包括建设方信息科科长、信息技术服务中心主管、建设方各个业务部门、我公司项目管理部的负责人等,这就需要我明确沟通人员和其接受的信息。我根据沟通内外有别等原则确定了各干系人的沟通策略。比如建设方科长,是本项目的发起人之一,需要在项目建设过程中及时给他递送项目的进展情况,以获取他对于我以及整个项目团队的信任;而我公司的项目管理部负责人更关注于系统整体的开发进展情况,以及项目的总体成本花费情况,我每周都会汇报上述内容,以获取公司层面对我和项目的资源支持。

二、管理沟通
按照沟通计划,我通过工作会议、邮件、电话等方式为项目干系人及时提供系统开发的相关信息。对于建设方的高层领导和我公司的项目管理部,我在每个月末将项目的进度情况以及当月内产生的各会议评审报告,采用电话和邮件的方式进行发布;对于项目组内部成员,我则是利用公司内部的即时通信软件作为辅助沟通手段,同时每周通过周例会的方式进行沟通交流;在遇到紧急情况时,邀请干系人举行紧急协调会;对于项目的变更严格按照变更流程处理,并及时通知相应干系人。为了更进一步优化管理沟通效果我还采取了绩效报告措施。绩效报告主要是为了定时进行工作的汇报,与指定的进度、成本、范围等基准进行比较,找出实际与计划之间的之间的偏差。针对不同的干系人,进行的绩效报告的方式也不同。对于建设方的高层领导和我公司的项目管理部,主要关注项目的进展情况,所以采用里程碑和阶段评审的方式进行绩效汇报;对于项目组内部成员,我则要求每周五通过邮件提交本周工作汇报,内容包括本周完成的工作和下周任务计划。每个项目组成员都要对自己的总结报告负责,这些信息都会汇总成每周的工作汇报并张贴在项目组宣传栏上展示,并将电子版发给我公司项目管理部的负责人进行查阅,听取其反馈意见。我结合工作汇报召开评审会议,检查项目进展情况,利用挣值管理分析偏差并制定纠偏措施,以此制作项目的绩效报告。通过绩效报告,项目干系人可以获得项目在特定时间内的进展以及资源的使用情况等信息。

三、控制沟通
沟通控制可以确定项目成果是否正确,是否满足沟通要求,同时消除产生不良结果的原因,及时纠正缺陷。有效的沟通控制能够及时发现一些与沟通标准的差异,从而便于及时采取措施。为了有效地做好沟通控制,我要求测试不仅仅是测试人员的事情,开发人员在提交代码前,都必须做好单元测试,填写单元测试报告。配置管理员会不定期检查单元测试报告是否齐全。另外由于项目功能点比较多,为避免遗漏,我准备了详细的沟通检查单。对每个模块,我都列出了要测试的功能点及其操作流程,这样大大简化了测试人员的工作。在项目执行过程中,平均每半个月要发布一次版本,要对每个版本都进行所有功能的测试是不现实的。为了检查项目成果与沟通标准的差距,在项目一开始我就定义了四个里程碑点,每个里程碑需要达到一定的沟通要求,对里程碑点发布的版本要求做完备详尽的测试。对于其它版本,则着重检查当前发布版本对上一版本的改进。沟通控制不但要发现问题,还要分析出问题产生的原因,以便采取相应的措施。在该项目中我采用了专家判断来分析沟通问题产生的原因。首先列出需要分析的结果,然后结合各方面专家意见列出各种可能性,再将它们分类,确定主要类别,最后再确定和主要类别相关的原因。在项目开展一段时间后,对各种引发沟通问题的原因通过专家的专业知识和经验进行分析,能够直观的看出当前阶段影响沟通的主要原因。
经过我们团队成员的不懈努力，以及各方领导及干系人的大力支持，历时1年6个月，本项目于2020年9月顺利完成验收工作并正式上线，目前为止系统运行正常。该系统全流程操作简单易行，为广大市民带来便捷安全体验和服务，性能良好，受到了业界的一致好评。

由于我们有效地沟通管理管理，根据不同沟通对象的偏好不同,采用不同的沟通方式和风格，在沟通成本相差无几时,优先选择当面沟通的方式，使得项目一切发展都稳步向前，最终顺利上线，当然，在项目进行过程中也遇到了一些问题，比如：沟通技巧还不十分娴熟,因此出现过一次用户投诉的情况，在编制沟通管理计划时,没有充分考虑沟通的成本。，幸好我及时发现调整，是问题并没有对项目进度产生影响。在此后的学习与工作中，我将不断学习充电，多和同行进行交流，提升自己的专业水平和项目管理能力，使自己的项目管理能力不断提高。