很多时候，我们习惯了从一个角度看问题，比如出错了就责怪别人不够细心，做事不认真，叫他下次认真点仔细点，似乎效果也不大。换一个角度，我们也可以思考一下有没有什么办法可以帮助他人杜绝出错的机会，这样才是真正解决问题的方式。
复制粘贴很简易，但它效率高吗？
诚然，复制10个以内的信息，我都觉得复制粘贴、改改数据是可以接受的。但如果面临的是20个，50个，甚至100个需要复制粘贴的信息呢？光是数复制粘贴了多少次，就够你数几次的，更不要说复制粘贴后一个一个删除数据和更改数据了。
可想而知，当时我的做事时间需要多长，出错率有多高了。
更让人抓狂的是，由于规则的不一致，时不时还需要调整格式，直接复制粘贴几乎没有一步到位的，打印出来的文件格式都不完全一致，看起来一点也不专业。
在又一次花了6个小时出了40份报告，并且第二天还发现因为一个编号输错了，后面的所有报告都要重新修改，抓狂的我，终于受不了了。
这个世界既然有了电脑，难道没有什么可以代替复制粘贴的工具吗？
沮丧的我向椰子君求救，椰子君说：有啊！有这样的技巧的。
我把我的情况大致说明了。椰子君惊讶地看着我说：天啊，今时今日这个时代，还有人复制粘贴，再修改数据，调整格式的吗？直接用邮件合并就好了！保证你效率提高10倍以上。
我一脸不相信，提高10倍以上？
邮件合并是个什么东西？
百度百科《邮件合并》
在Office中，先建立两个文档：一个包括所有文件共有固定内容的WORD主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。
归纳一下，邮件合并的适用对象是：
包含固定格式和变化的信息（比如写一封一样的信，发给不同的人，信的内容和格式是固定的，但人名是不同的）
用word文档做成固定格式，即模板，包含的是不变的内容
用excel录入数据，即变化的信息，包含的是固定内容里个性化的那一部分
通过设置邮件合并功能，生成一个完整的文档，可以打印，可以批量发送邮件等
邮件合并的标准操作规程
1.新建Microsoft Office Word文档，增加固定格式的内容，如：
2.新建Microsoft Office Excel工作表，在第一行添加要输入栏目的名称，必须要留一列序号，序号是邮件合并确定合并哪些内容的关键，为防止出现最终显示和录入不一致的情况，建议将单元格格式设置成“文本”。如：
3.在word文档中菜单导航里，选择“
邮件
”，再选择“
选择收件人
”，“
使用现有列表
”收件人就是excel里面我们填写信息的sheet，一般默认使用sheet1.。如：
4.将鼠标的光标放在需要插入可变数据之处，点击“
插入合并域
”，按下级可选菜单，选择相应的栏目。如：
5.调整相关格式，比如下划线。
6.保存
7.选择“完成并合并”，“编辑单个文档”，输入序号，从X到X，可以从1到1，也可以从2到30，只要是序号里存在的，可以选择任意连续的数字开始合并。
8.确定后生成一个新的“信函1”，里面就包含了我们需要的所有内容。
9.下次再打开使用时，记得选择“是”。
万事开头难
邮件合并最难的，就是开头设置格式和设计excel表这一步，等这一步设置好，往后，只需要在excel表格内输入数据，不需要再进行无意义的删除了。
用excel录入有以下优点：
空白格子直接录入，无需删除原有旧数据；
连续编号的部分，利用excel表的智能拖拽，再也不用人工数数啦；
录入过的数据，日后重复录入时，excel有智能显示弹出相同数据，输几个字整个格子的数据就录完了。
等过了开头这个难关，后面录入数据，简单再按几个合并按钮批量生成，so easy!
加速小技巧：
把excel的enter移动光标设置为向右；
习惯用小键盘的数字键和enter键。
从规则到格式一致到永远不出错，才是专业的表现
在我学会邮件合并后，觉得自己GET到了什么了不起的技能。
有一次椰子君说到下属开收入证明的时候不认真，把某个部门的英文名称打错了。
我问：为什么不用邮件合并？只要在开头建立excel的时候，把所有部门的中文名称和英文名称都输入好，检查清楚，日后只用选择下拉菜单，或者直接打几个字母，就出来正确的数据，不是永远不会出错吗？
椰子君愣了一下，由衷地称赞道：这倒是一个好办法。
很多时候，我们习惯了从一个角度看问题，比如出错了就责怪别人不够细心，做事不认真，叫他下次认真点仔细点，似乎效果也不大。换一个角度，我们也可以思考一下有没有什么办法可以帮助他人杜绝出错的机会，这样才是真正解决问题的方式。
坚持下去，所有时间管理书籍都教不了你时间变多的方法
我最开始只用邮件合并来出报告，后来我渐渐发现工作中许许多多的事情都可以用邮件合并做。
制作档案侧签
制作文档目录
批量填单
打印生日贺卡
开具收入证明
……
很多时间管理书籍之所以用来用去都“食之无味弃之可惜”，是因为他们常常只告诉你：事情要批量处理，要按优先等级分级，事情捡重要的先做等等。
实际上，真正让时间绝对变多的技巧应该是：
减少看网页、通讯工具、手机的时间
干净整齐的办公桌，不花时间在找东西上
每天清理归档文件，对自己的工作了如指掌，不花时间反复确认某项工作的进展
学习真正高效率使用办公软件，绝对地获得手工操作浪费的时间
很多工作，等到批量再做，你可能再也不想做了——收拾归档文件；
很多工作，确认优先分级，经常都做不完，总是处于焦虑和急迫中，感觉很不好——每件不需要马上做完的工作，过几天都变成了紧急工作；
很多工作，重要的往往会被各种不重要的工作打断——总是很难一气呵成做完。
今天来开始试一试邮件合并，让你的工作状态完全变个样儿！
再也没有做不完的工作！
再也没有没时间做这回事！