让纸单飞

 

博主推荐延展咨询资深顾问沈靓文章

乍看题目“让纸单飞”，很容易让我们想起一个热词――“无纸化办公”。无纸化办公是二十世纪末开始的新事物，其实现的基础是计算机、应用软件、通信网络等三大要素。然而，目前的现实是，对于很多企业来说，离无纸化办公还有很大一段距离，尤其是我国生产制造型企业，其作业范围及区域不同，同时也受作业人员计算机操作水平的限制，不得不采用纸单移交信息，即使在部分已经采用信息化系统的企业，也依然需要大量打印部分纸单。纸单的种类和数量迅速增多，一不小心，便产生“纸单漫天飞”的现象。纸单存在的初衷是信息的载体，现在反而变成一个庞大繁杂的累赘，利用率不高，大多流于形式。如何让纸单飞得更加有序有效？下面结合企业管理中的实例来具体分析。

生产制造型企业业务流转中的各种纸单

现象一、起点时错了

纸单设计不合理，增大录入强度，信息传递出错或数据重复录入。在生产单位，一项工作从开始接收订单、生产准备、生产管理、产品出厂之间，整个业务过程分解成若干业务纸单，一般包含10-20张表单。而各业务单据并未有任何的紧密关联，各单据之间录入的信息重复，相关数据定义不统一，难以辨别准确性。

解决办法：企业在设计纸单时，要有一定的系统规划，并保证表单间的逻辑关联。着重注重以下几点：

1、系统设计生产环节中各个工序之间表单的数据集；

2、搜集并分析数据的要点及难点，在设计时重点突出；

3、表单之间保持较好的继承性及隔离性，以区分各个工序的录入信息的独立性。如信息系统表单设计，基于录入数据的重复性，可以实现“一个创建者，其他单据引用”的效果，以简化工作人员填写表单的工作量。

现象二、旅程中慢了

纸单“旅程漫漫无绝期”，“旅程安全性差”，效率低。纸单的传递易受外界情况的影响，且更多依赖于人员使用的情况。员工业务表单填写不达要求，信息遗漏，或延后补单的现象屡屡出现，造成纸单流通速度极其缓慢，根本起不到管理效果。

解决办法：首先要排除是否是现象一所提到的表单本身设计的问题，造成作业人员不便使用，甚至不愿使用。其次要在纸单“管理规范”上下工夫。作业规范只告诉你需要做这方面的工作，却没有明确多久做好这项工作，提交给什么人，由哪些人来签字等，应在相关的管理规范中进行约束。

比如五星级酒店要求客人在进入大厅到“check in”入住之间时间为30秒完成；企业销售部要把合同中生产内容及信息在一天之内与生产部达成沟通并传达到位，以取得生产部部长签字；物管部要求在采购部告知货物到场后6小时内填写入库单等等之类的规定，以管理的手段，让纸单飞得更有效率。

现象三、终点时晕了

纸单再加工难度大，信息利用率低。每到年底，对于市场运营分析、生产运营分析等各种数据汇总，常常会让各个部门晕头转向，手足无措，往往造成企业高层得到的最终报表不尽详实，甚至信息缺失。

解决办法：造成这种现象的原因有很多。但如果从始至终，企业管理层站在管理的高度将纸单与业务结合，在表单管理过程中明确以下几点，步步跟进，保证数据的走向稳定、准确，表单的最终利用率会大大提高：

1、表单设计之初，明确我们需要哪些数据及信息；

2、表单执行之中，明确我们需要如何管理收集到的表单和数据信息；

3、表单汇总之中，明确我们需要提取哪些数据及信息；

延展咨询认为，在信息化时代，让信息化系统及传统纸单有效结合，无论是系统内的电子表单，还是摆在员工面前填写的纸张，让他们飞得更畅快，更有针对性，更加有序，是企业业务管理水平提升的展现。随着信息技术的发展，纸单展现的形式在变，传递的方式在变，但本文中提到的一些宗旨还将保持不变。

 

文章来源：http://www.extans.com/view_566.html

延展阅读：

【1】如何找准流程优化的落脚点

【2】OA与BPM系统的差异

【3】中小型装备制造企业竞争优势构建之路