任务自动化：在任务截止日期前自动提醒

项目任务管理中，人工失误导致的延迟时有发生，如何确保所有者按时完成所有任务？项目管理软件的自动提醒功能是应对之道。下面小编将通过案例讲解如何在截止日期前向任务所有者触发自动提醒。

一、任务自动化之自定义函数

自定义函数是一组用户编写的代码，用于实现特定要求。

如何设置自定义函数

使用工作流规则（项目任务管理）设置触发时间所需的条件，并将计划函数与其关联。

二、客户案例

我们的一位客户正在使用Zoho Projects跟踪他们的零售管理，他们希望跟踪供应商订单的截止日期，其中任务的截止日期提前几个月更新。他们想要一个功能，在截止日期前五天自动通知任务所有者，以确保及时提交订单。

这可以通过Zoho Projects中的计划函数实现。

自动函数代码：

projectParam = Map();
projectParam.put("status","active");
getAllProjects = invokeurl
[url :projectsEndpoint + portalId + "/projects/"
type :GET
parameters:projectParam
connection:"XXXXXXX"];
if(getAllProjects.containKey("XXXXXXX"))
{projects = getAllProjects.get("XXXXXXX");
usersParam = Map();
usersParam.put("user_type","active");
getAllUsers = invokeurl
[
url :projectsEndpoint + portalId + "/users/"
type :GET
parameters:usersParam
connection:"XXXXXXX"
];
if(getAllUsers.containKey("users"))
{
users = getAllUsers.get("users");
for each user in users
{
userId = user.get("id");
taskParam = Map();
taskParam.put("status","open");
taskParam.put("owner",userId);
taskParam.put("time","all");
// taskParam.put("all_tasks", true);
getAllTasks = invokeurl
[
url :projectsEndpoint + portalId + "/mytasks/"
type :GET
parameters:taskParam
connection:"XXXXXXX"
];
if(getAllTasks != "")
{
tasks = getAllTasks.get("tasks");
taskRow = "";
// Get the current date
current_date = zoho.currentdate;
// Add 5 days to the current date
five_days_after = current_date.addDay(5);
for each task in tasks
{
if(task.get("end_date")==five_days_after.toString()){
info "task date : "+task;
res = invokeurl [
url : task.get("link").get("self").get("url")
type : GET
connection : "XXXXXXX"
];
info res;
taskRow = taskRow + " " + task.get("project").get("name") + " " + task.get("name") + " " + res.get("link").get("web").get("url") + " " + task.get("start_date") + " " + task.get("end_date") + " " + task.get("status").get("name") + " ";
}
}
if(taskRow!=""){
sendmail
[
from :zoho.loginuserid
to :user.get("email")
subject :"Orders that are pending in 5 days"
message :"

Orders that are pending in 5 days

" + taskRow + "

Project Name	Order Name	Order URL	Start date	Due date	Status

注意事项

你所要做的就是将 XXXXXXX 替换为 Zoho Projects 连接链接名称，该名称的范围为：ZohoProjects.users.ALL、ZohoProjects.portals.ALL、ZohoProjects.projects.ALL、ZohoProjects.tasks.ALL（在下面的代码中）。查看此链接以了解如何创建连接。请找到要映射的参数的屏幕截图和示例计划函数以供参考。

三、常见问题

1. 如何设置自动提醒功能？

要实现任务截止日期前的自动提醒，首先需要选择合适的任务管理工具，例如Zoho Projects内置提醒功能，只需按照以下步骤操作即可：

• 确定任务的截止日期
• 在任务设置中启用“提醒”选项
• 自定义提醒时间（例如：提前1天或1小时）
• 完成后，系统会根据设置自动发送通知

2. 如果任务所有者没有响应提醒怎么办？

提醒发出后，如果任务所有者没有及时响应，可以采取以下措施：

• 发送重复提醒：设置多次提醒，例如在截止日期前1天、3小时和30分钟分别发送。
• 升级通知：将未响应的提醒自动升级为团队负责人或项目经理的通知，确保问题被及时跟进。
• 多渠道通知：不仅通过邮件发送提醒，还可以使用短信、即时通讯工具等多种方式触达任务所有者。

3. 如何避免过多提醒导致信息疲劳？

虽然提醒很重要，但过多的通知可能会让任务所有者感到烦躁。以下是优化提醒频率的建议：

精准设定提醒时间：根据任务优先级和复杂度，合理安排提醒的频率和时间点。

• 分级提醒：对于高优先级任务设置更多提醒，而低优先级任务则减少提醒次数。
• 个性化设置：允许任务所有者根据自身需求调整提醒方式和频率，让提醒更贴合个人习惯。

希望这篇文章对你有所帮助。如有任何疑问，欢迎在下面的评论区中分享你的宝贵意见。