协调

何谓协调

所谓「协调」，乃是指管理人员为了顺利执行职场上的工作，而对某一特定问题或共通的状况与有关人员联系，彼此交换意见，藉此保持双方的和谐与均衡。

它不仅包括目标与状况的共有与共识，而且还包含问题意识与职务意识的鼓舞，以及士气的提升。

「协调」带给组织经营弹性及机动性，是管理上不可或缺的重要手段。

没有协调的坏处

1. 工作会重复做、会遗漏。

2. 缺乏共识，无法维系团队精神。

3. 对目标及状况的变化，无法有效的因应。

4. 对于执行标准化以外的状况，会混乱不堪。

计划前协调

1. 先协调完之后再做计划。

2. 可以预先找出计划可能的疏失，并预先做预防与改善工作。

3. 相关人员的接受程度、配合度都会提高。

4. 计划容易被执行，可行性会较高。

工作中协调

1. 防止因问题的产生而耽误进度，可以让计划按照既定进度进行。

2. 减少误会、误差，可以提升团队的工作效率。

3. 防止错误、质量低落、不满意度的发生。

协调的目的

1. 方向一致，力量一致，向量合一（Vector）。

2. 相关人员心情、情绪的整理与磨合。

3. 厘清各种不同的见解，并使之产生共识。

4. 协调，具有以上的目的在进行，所以不是相互之间的对决，来个你输我赢，而是要藉由协调达成共识，并进而达到双赢的目的。

未获上级同意就协调

1. 无法得到上级的协助。

2. 协调之后，无法做出最终的决定。

3. 会发生越权或违反规定的事项。

部属不知道就协调

1. 无法得到部属衷心的协助。

2. 部属搞不清楚状况，因此必须指示到最细微的工作方法。

3. 为让部属缺乏职务意识，因此只做表面的工作。

协调的种类

一、强制：

一方强势，另一方顺从的。结果是一方满意，另一方大不满意，于是在背后采取不配合的行动或抵制的措施。

二、妥协：

双方各退一步，勉强找到一个双方都可以接受的方法，但其实在双方心中都并不满意，于是容易产生怨言或反悔的行动出来。

三、整合：

双方同意采取彼此都满意的第三种方式，以双方更高层次目的之观点，找到彼此都有利的解决方案。

整合协调法

一、不偏离目的

目的是要达成组织的目标与目的，所以在协商之前、中途都必须经常互相确认目的。

二、站在更高层次与立场

不要局限于组织或个人的立场或面子，应该要以更广的视野、更高的层次来思考。

三、倾听与检讨评估

双方充分互相发表自己的意见及要求，彼此倾听之后，相互检讨与评估。当对方提出了不同的意见或要求时，我方则应检讨、评估自己的意见或要求。

四、整合新方案

将相互之间的意见与要求加以分解成为各种因素，并加以整合，研议出双方都能够认同的方案。不要过度重视文字或小细节，应该掌握着整体的大方向。

五、预测对方反应

自己所说的话，会引起对方某种反应，要事先加以预测，并预先拟妥对应方案。以免陷入感情用事、有理说不清的恶性循环。

六、避免陷入理论化的争辩

现在应该重视现实问题的解决及相互之间的理解，若陷入理论与理论这种抽象化议题的争辩，则失去了协调的目的。

七、双方都要站在负责任的立场

协调的目的并非在于意见的胜败，而是为了创造出更好的结论。因此双方都应该负起责任，以达到协调并双赢的目的。如果对于对方的意见有所批判，自己也应该提出替代的方案。