把自己打造成效率机器（续）

在上一篇《把自己打造成效率机器》中，我们谈到了任务分类，搭建自己的GTD（Getting Things Done）系统去高效完成自己的非关键80%任务，为那关键20%赢得更多更好的时间。

这次，我们要另外一个角度来谈如何做一个效率机器。

这就是把具体工作流程化，更快更好完成80%非创造性工作

什么是非创造性工作？我们先来说说这个定义吧

工作性质的分类

在我们的日常工作中，一般会有这么两大类工作

1. 事务性工作：这一类工作，没有什么创造性，只要按流程和要求一步步做就行了，有的每天都做，有的一年几次，但是都有标准要求和有相关程序的，事务性工作也被称为非创造性工作

2. 创造性工作：这一类工作，往往需要针对具体的事情和问题进行开创性的思考，至少细节部分是无法做到标准化的

创造性工作的数量远少于事务性工作，却是决定我们工作绩效的关键，需要我们投入大量的时间和精力，但是每个公司，每个人都有大量事务性工作，这些占据你工作数量80%甚至更多的事务性工作往往占据了你很多时间精力，使你没有足够的时间和精力做好20%的关键任务。

因此，如何能提高我们做80%非创造性的事务性工作效率和效果就成为我们提高工作效果的关键，只有又快又好地完成这些事务性工作，我们才有时间投入到关键工作中去！

如何才能又快又好地完成非创造性工作？

凡是非创造性的工作，都有如下的特点：

• 有固定的需求发起人群

• 有标准的输出要求

• 有相对标准的办事过程

说人话就是非创造性工作的成果是相对固定的，同时也是满足相对固定人员的需要的！

举个例子

你要为你的孩子办理身份证，这件事情就是一件典型的非创造性工作

让我们看下谁会有这个需求，这个需求对输出有什么要求？这件事情的办事过程是怎样的？

• 需求人群：孩子的家长

• 输出标准：一个身份证

• 办事过程：家长需要向户籍管理部门提交孩子的信息，出生证明，标准证件照和相关的办证费用，然后等待通知去领取证件

确定了非创造性工作的特点以后，我们要如何才能提高做此类工作的效率呢？

• 首先，我们需要分析做这件事情需要的过程，也就是流程节点，包括要求谁做什么事情

• 其次，我们要对每一个流程节点界定输入和输出，也就是提供什么资料，获得什么成果，提供的资料要符合什么标准，得到的成果要符合什么标准

• 然后，我们需要按照我们设计的流程，做一次，在做事情的过程中，找到流程设计时没有考虑到的问题，或者遇到的困难，

• 接着，我们需要进行复盘，优化我们设计的流程，确保在当前按照这个优化后的流程和说明文件，任何一个有同样需求的人都可以顺利的，高效的完成这件事情。

这样制定的标准作业流程就是大家常说的SOP，Standard Operation Process，SOP的方法就是一个能帮我们提高事务性工作效率的利器！

对一件非创造性工作进行SOP改造后，就可以让任何人按照SOP去进行操作，从而把我们从这类事务中解放出来！即便还是要我们自己来做，因为有了SOP，我们完全可以不记忆这件事情是怎么做的，只需要按照SOP去执行就好了，不需要花时间去思考！

要知道无意识执行是效率最高的执行方式，这种机械化操作也是现代工业流水线的基础。

一个标准的SOP是什么样的

标准的SOP应该包括了如下内容：

• 作业名称

• 作业输出成果的标准

• 作业流程

• 每个流程节点的输入标准和输出标准以及注意要点

• 每个流程节点的标准工作时间

• 每个流程节点的责任人

遵循SOP的原则要求，我们就可以对一项事务性工作进行固化，设计SOP，规定各个环节的作业标准，输入输出，来确保只要按照SOP去执行，就能保质保量地顺利高效搞定工作。

举个例子：

很多人都需要出差公干或者出门旅行，在出门前都需要准备好行李，可是很多人常常都会忘记带这个，带那个，有些东西没带可以忍忍，有的可能必须要重新买一个了，为了解决这个整理行李的非创造性事务，我们完全可以设计一个行李整理SOP.

• 首先，把旅行分成短期，中期和长期三种类型

• 其次，按照这三种类型，设计三个必备行李清单，要考虑目的地天气，风俗习惯，出行目的等等因素，从服装，个人洗护，证件，通讯设备，工作装备，兴趣爱好等等不同的方面进行梳理，

• 再次，根据清单，选择出行用的旅行箱或者旅行包的规格，把相关旅行专用的装备和物品放在固定的地方

• 接着，测试一次，根据行李清单，拿出相应规格的行李箱，清单上需要带的物品，装入行李箱，看看是不是很快捷，物品的体积会不会超过行李箱的容量，

• 然后，模拟下你的旅行生活，看看有没有疏漏，

• 最后，对这个行李整理SOP进行下优化，下一次你出门前就可以按这个旅行行李整理SOP进行操作。

行李整理SOP.JPG

行李整理SOP清单.JPG

SOP的核心价值

1. 把事务性工作标准化，方便执行，不需要过多考虑这些非创造性工作具体怎么做，不浪费精力，又能提高质量

2. 尤其是那些一年做不了很多次的，在一般公司都不会被流程化标准化的工作，每次做的时候需要重新摸索，SOP可以帮助我们大大节约时间精力

3. 通过SOP的思路，将流程工作中的具体环节标准化，能加快流程速度，提高流程质量

4. 把各种事务性工作的流程标准化后可以沉淀下来，不断优化，最终形成组织内部的作业标准