只管全身心去做——一种GTD理论

只做不想？就是这样

你希望既出色地完成工作，又可以快乐地享受生活吗？我很希望这样，所以最近阅读了《尽管去做——无压工作的艺术》。这本书介绍了如何获取更加旺盛的精力和变得更加轻松自如，实现有效的时间+精力管理，最终达到事半功倍的一种方法。总的来说就是描述了GTD理论及方法。

GTD即Getting Things Done，即“把事搞定”。它来自于David Allen 戴维·艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》，即《尽管去做：无压工作的艺术》。
David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

全书共分为三个部分：

1. 通向从容之道
   介绍系统的概括，解释其独特性、时效性
2. 远离压力，提高效率
   如何实施此系统，如何在现实中运用；有具体的训练指导
3. 事半功倍的几个窍门
   方法和模式融入工作和生活后，可产生的意义深远的成果

一套好的时间/精力管理方法，不光有大量成功实践支撑的站得住脚的理论，还需要适用的能极大提升理论实践过程的工具。在本文中，我会先重点总结下“Get things done”的理论部分，之后会实验相关工具后再阐述实践部分。

新的情况，要有新的做法

在之前的《在这个时代，我想要“一专”还是“多能”？》里，曾说明过这个时代的特点：“持久在线，随时干扰；信息多变，理解变浅”。这种特点，使得几乎每件事都缺乏明确的边界，导致每一个人的做事/工作量加大。一个事件清单，已远远不足以应付即使一个普通人所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常或紧急事务

尽管不少专家和权威都极力推崇“着眼大局”，认清主要的目标和价值观，为工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果，因为：

1. 有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题；
2. 由于个人管理系统方面存在欠缺，引发了一种下意识的抵触情绪，在面对那些原本棘手的重要项目和目标时，这种情绪阻止了具体行动的实施。结果导致了更加严重的干扰作用，进一步强化了压力；

关注价值观，并不只会使你的生活变得简单。它在阐明意义，指导方向之外，也会带来更多复杂的情况。一旦阐明了更高一级的水准和价值观，我们原有的标准尺度也随之提升，这使我们认识到有更多的事物有待转变【更多事情要去做】。虽然，集中精力对付主要的成果和价值观是至关重要的。但是，这并不意味着我们要做的事情/工作就减轻了，或者遇到的困难和挑战大大地减少了，而是正好相反。

实践可以证明，大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比，而发挥能量的能力与放松休息的能力直接成正比。所以，我们需要一套连贯一致的系统和工具，它必须能够：

• 从大局着眼， 从小处入手，并且使二者有机地融合在一起
• 管理多个层面
• 坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物保持控制
• 比原来节省更多的时间和精力； 必须化繁为简。

为了能达到这种状态，你需要从横向和纵向两个角度出发来控制各种任务、工作和行动：

• “横向的”控制——保证了所有行动都具有连贯性、逻辑性；像雷达一样去扫描周边一切事物；
• “纵向的”控制——针对每个具体的主题和工作所进行的思考，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。

横向管理

这包括5个阶段，并且每个阶段的所有连接点都应紧密地结合，并且由统一的标准加以维护，否则结果难以保证。

横向工作重心有：
1.明确判定工作的预期结果以及下一步具体行动
2.把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个安全可靠的系统中，并定期回顾和检查

收集一切

即使最不重要的事情，悬而未决也会消磨你的精力。这里有三个必要条件：
1.每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里
2.你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可
限制在你可以应付的最小程度内（可以依赖高效的收集工具）
3.你必须定期地清空这些设备

加工处理

这是确定实质及解决方法——即对每一项工作进行思考：
一、是一件什么事情？
二、是否需要采取行动？
1.不需要——三类处理
2.需要——要做两方面决定

• 你已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的结果？
• 下一步需要采取的行动是什么？（分解到较具体的动作即可，不必过细）

这个“加工”流程的核心目的，其实就是“提高效率”。方法就是一时一事（一个时间只做一件事，正确的时间做正确的事，这是高效的保证），工具是清单系统。GTD的清单系统包括两个部分：收集篮、待办事项。收集要做的事，放进收集篮。完成后检查收集篮里面的项目，如果事情是两分钟内可以搞定，就搞定它，如果不行就把事情放入待办事项清单。这样就保证了头脑中不会充斥着很多事，达到“一时一事”。具体流程如下图：

GTD清单处理流程图

组织

GTD描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的清单项，并把它们转变为项目或行动：

• 下一步行动（Next actions）

对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如：如果“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。

• 项目（Projects）

每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

• 等待（Waiting for）

当你已经指派了一个事项给其他人或在项目进行下去之前需要等待外部的事件。应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。

• 将来/可能（Someday/Maybe）

这些事情你需要在某个点去做，但不是马上。例如：“学习go语言”，或者“准备一个假期计划”。Allen主张使用下一步行动列表而非日历来记录行动，虽然日历非主要的工具，但是可以用来跟踪预约和委托，提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。

GTD中另外一个关键组织模块是归档系统，一个简单易用的归档系统。通过归档系统，你可以迅速把文件归档和提取你所想要的信息，Allen的建议是建立一个按照字母顺序组织的归档系统或“43-Folders”系统（按照12月、31天，共43个文件夹。比如可能10月份要做的 先夹到10月文件夹里；到了9月底，把10月文件夹里的工作取出来，分配到1-31的每天文件夹）。当然，通过软件工具来辅助是更好的选择。

行动/执行

如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。

回顾

按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾，指定计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。

回顾至少以星期为周期，将未处理的信息进行处理，回顾所有的列表，检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。保证所有的事情都在GTD系统中，井井有条，而且所有的事情都更新到最新的情况。虽然刚开始GTD时，回顾很麻烦，但是千万不要停顿。否则事情的积累，只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞，最后使你失败放弃。

写在最后

GTD的终极目标，可以这样来描述：紧紧抓住遍及生活各个角落的所有的事情，同时保持随意而放松，花费最少的气力完成一切有意义的工作，即达到“心静如水”（mindlikewater）的境界。想要实现这一点，光理解理论还不够，还必须借助于有效的GTD工具。之后如果有机会，我会再将自己的工具实践总结出来，那么，下次再见~