提高工作效率 成就职场达人

周五下午五时，单位一周工作问题总结反馈会议。十几个与会者，每人不到十分钟的发言时间，要求言简意赅。轮到 一位仁兄发言，跑题、拖沓，革命历程、光荣事迹 ，硬是把几分钟的问题总结开成了自己的表彰大会，几分钟的发言被拖成二十几分钟。与会者更是干什么的都有，睡觉的、窃窃私语的、玩手机的，没人制止这位仁兄的长篇大论。最终，计划一小时结束的会议硬是拖到六点半才结束，大家已极不耐烦会议才草草收场。

这是一次真实的经历，而工作中，这样的会议经历比比皆是，提起开会大家都苦不堪言。赤羽雄二在其著作《零秒工作》中将此现象归结为工作进度慢的原因之一。解决办法如下：

1.将所有的会议时间减少一半

没有人喜欢长篇大论的会议。时间减少后，有效的时间内，与会者会自觉地缩短发言时间，并会鼓励大家各抒己见，提高会议效率。

2.将会议的次数和出席人数减少到一半

将需要解决的问题反复筛选，找出确实需要开会解决的问题；减少开会次数；将动辄十几人二十人的会议精简成为三五人参加的会议都有助于降低会议成本，减少问题遗漏，提高会议效率。

3.迅速高效地推进会议中的讨论

▶让参会人员逐一发表自己的看法
▶ 对持有不同观点的人的发言要特别强调和引导
▶ 不要认为发言人的声音越大就越好，要从内容上判断
▶ 尊重他人的发言
▶ 如果意见有冲突，确认相同点，整理不同点
▶ 如果讨论的主题发生了偏移，就引导大家回到同一个范围内讨论

4.灵活使用白板，提高会议效率

▶ 由会议主持人在白板上书写
▶ 不要自行归纳，尽量将发言如实记录下来
▶ 不明白的时候坦率地和发言人确认，然后记录
▶ 归纳要点，补充完善
▶ 用手指着记录下来的内容，向本人确认
▶ 整理议题和将要采取的行动
▶ 关于论点上的偏差，要当场通过图示的方式说明相同点和不同点
▶ 将板书拍照作为会议纪要

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《零秒工作》作者赤羽雄二曾在麦肯锡工作十四年，曾有过一个人同时负责7-10个项目的不俗经历。而成就他的强大工作力，来源于他的工作哲学：“思考的速度可以无限加快”（《零秒思考》）、“工作的速度可以无限提升”（《零秒工作》）。在《零秒工作》中，作者不仅提出了提升工作速度的基本观念，还详细解说了“零秒工作术”的具体做法，更根据多年经验总结出提升工作效率的诸多办法。

工作效率低进度慢的原因

领导层原因

★ 众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推荐工作
★ 部门内外协调后的再次协调
★ 随之而来的庞杂冗繁的资料制作

在以上三点原因中，众多管理层和部门领导人无法自己做决定和推荐工作是核心问题和根源，如果没有这个问题，则部门内外协调后的再次协调及随之而来的庞杂冗繁的资料制作根本也不存在。

执行者原因

★ 无法迅速开始工作
★ 无法专注于应该完成的工作
★ 工作缺乏计划、不断滞后
★优柔寡断、犹豫不决
★ 制作文件和资料的速度慢
★ 在电子邮件上花费大量的时间
★ 会议又多又长
★ 大量的退回与重做

以上问题中，无法迅速开始工作是造成工作效率低的主要问题。

提高工作效率的八项原则

1.首先形成整体印象
2.工作不要过于细致
3.掌握工作的要领
4.形成良性循环
5.对改善方法本身做改善
6.凡事提前
7.凡事先行一步
8.尽量避免返工

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提高工作效率的“神器”

PDCA管理循环

PCDA 是指 Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Act（改进），是一种循环管理工具。它可以帮我们把工作精细化，凸显工作重点，极大的提高工作效率。

以制作文件为例：
Plan（计划）：讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。
Do（执行）：完成所有页面的制作。
Check（检查）：确认最初的目标是否全部达成。
Act（改进）：重新编写不足的部分和不恰当的部分。
Plan（计划）：重新讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。
Do（执行）：全面修改。
Check（检查）：确认最初的目标是否全部达成。
Act（改进）：重新编写不足的部分和不恰当的部分。

我们曾用PDCA循环管理产品质量，具体过程如下：
Plan（计划）：找出影响产品质量的原因制定解决办法。
Do（执行）：根据指定的解决方案执行。
Check（检查）：检查执行后的效果，是否达到提高产品质量的目的。
Act（改进）：找出解决问题过程中发现的问题与不足。准备进入下一个PDCA循环。

PDCA循环可以帮助我们的工作进入良性循环，使工作的成果日臻完善。

通过“A4 纸做笔记”实现零秒思考（关于“A4 纸做笔记”，建议大家阅读赤羽雄二的著作《零秒思考》。）

作者介绍了“A4纸笔记法”，其方法掌握起来并不难：

将A4纸横着摆放， 左上方写标题，右上方写上日期， 正文写 4 到至6 行，每行 20 至 30 字，用1分钟的时间写完一页。每天按照这样的方式书写 10 页笔记。这方法还可以用来构建工作框架。通过“A4纸笔记”的练习，可以达到提升思考及沟通能力、使大脑清晰，消除不安和混乱，最终达到提高工作效率的目的。

另外根据造成工作效率低的制作文件和资料速度慢、在电子邮件上花费大量的时间等原因，作者还详细介绍了有效收集信息的方法、短时间内完成制作文件和资料的方法、写邮件的技巧、如何清除沟通障碍及文章开头提到的如何高效举行会议。

高速发展的现代社会，高效工作也成为社会对人们的要求。《零秒工作》中介绍的种种提高工作效率的方法实用且具有很强的可操作性，每个人都可以在认真练习后变成职场达人。