职场必杀技 | 记住这25条，工作效率提升200%

本文源于《google工作整理术》、《超级整理术》和《零秒工作》的阅读心得，结合个人实操经验，希望对大家有所帮助！

25条高效办公心得，2600字，预计阅读耗时6分钟。第25条一定要看，简单一步效率提升100%。

1、利用工具搭建自己的“百度”

（1）利用邮件工具搭建自己的数据库。使用foxmail或outlook管理自己的工作邮箱及私人邮箱。遇到好的文章或文件通过邮件给自己邮箱做一次转发，这样就可以通过搜索高效检索自己处理过的各类文件。

（2）利用操作系统搜索功能搭建个人文件数据库。很多朋友电脑文件夹采用树形结构管理，经常出现大量的文件夹嵌套，中短期问题不大，但是三到五年的文件检索就比较困难。可以考虑文件根据文件内容命名，文件存储在非系统和软件安装分区，需要查询时通过右上角的搜索功能进行关键字检索，也可以考虑使用goog桌面，进行文件的高效检索。

2、高效从记录自己的时间开始

很多人经常抱怨自己非常忙，没时间，实际上是没有进行时间记录。每天称体重可以帮助人们减肥，时间管理从记录时间消耗开始，建议将时间分成四类：休息时间，娱乐时间，工作时间，成长时间（学习或阅读），然后进行一天24小时记录，记录一周后，你就知道自己的时间的消耗占比，可以使用下面两个工具，非常更好用。

苹果用户：aTimeLogger2

安卓用户：Swipetimes

3、邮件高效管理-快速分类和回复

（1）每天定时处理邮件，如将每天上午11点，下午14点，16点，18点设为处理邮件时间。

（2）邮件只读一遍，需要回复的立即回复，时间不足的添加[待处理]标签，如果不能立刻回复先回复发件人邮件看到，回头答复，同样添加[待处理]标签；与自己无关的邮件添加[已阅]标签；重要工作添加[重要]标签；处理完成工作添加[已处理]标签。

标签可以通过foxmail设置，右键某封邮件，选择【标签】，选择【新建标签】，编辑标签名称，选择快捷键数字，选择颜色，点击【确认】即可。

（3）5秒钟做判断，减少犹豫

（4）邮件简单明了，尽量做到清单级

4、让信息尽快离开大脑，把信息记在工作笔记中

上班和上学时记笔记的目标完全不同。

上学时的笔记：为了后期更好的回忆和记忆。

上班时的笔记：为了更快的忘记。

5、重视你的时间，并尊重他人的时间。

电话沟通，拨电话前梳理清楚思路，简明扼要表达，可以使用5W1H的方式做电话沟通。

会议沟通，程序化管理，可以计算一下人均每小时成本，根据会议时间计算时间成本，不跑题，聚焦问题。

6、信息一元化，一台电脑存储，一台电脑办公。

公司可以考虑笔记本+大屏幕，也可以使用文件同步工具进行文件同步服务，如坚果云的文档实时同步，完成文档备份。也可以使用TIM或石墨，做在线文档管理。

7、工作处理顺序。重要紧急>重要不紧急>不重要紧急>不重要不紧急

谨防因拖延，将重要不紧急工作拖延至重要紧急工作，如果这时遇到重要紧急工作就会非常被动。

8、高效问题解决法

（1）描述问题。如果不能描述问题，将无法定义问题的边界，就不可能提出可靠的解决方案

（2）遍历解决方案。罗列出尽可能多的解决问题的手段后进行方案筛选，工具：头脑风暴

（3）解决方案要灵活。

9、文件高效管理技巧

（1）制定文件摆放规则（简单到不费脑子的程度），用后物归原处

（2）不要记“东西放在哪”而是记“东西应该放在哪了”

（3）文件添加时间备注，透明袋封装，例20080212

（4）学会扔东西，减少纸质文件留存,进行电子备份

（5）下班的时候活没干完不要收拾桌子

PS.现代商务人士一年花在找东西的时间在150小时以上。--《超级整理术》

10、提高工作中记忆力的方法

（1）只记真正需要记忆的信息，使用笔记，记录哪些需要记住但是无需记忆的事情

（2）记忆过程：获取信息，加工信息，存储信息，读取信息。未经过加工只能记住3-7件事，记忆大师都是加工信息特别强大，参见记忆宫殿和定桩记忆法。

（3）利用故事和场景去记忆

11、给工作任务设定周期提醒

12、设定一个绝对努力工作不走神时间

13、工作日和休息日保持一致作息

睡觉时间，起床时间，吃饭时间保持一致。

好处一、对身体健康有帮助；

好处二、周一状态会更好；

14、电脑桌面保持整洁，文件保存在非系统盘

操作系统崩溃大家可能都遇到过，所以将文档保存在非系统盘很重要。因为很多朋友习惯于将文件保存在桌面，建议将桌面修改到非系统盘中。方法如下所示：桌面修改到D盘

15、类似的任务放在一起，减少思维转换，提高效率

切换不同种类的工作时，人脑需要完成思维转换，转换过程中相对低效，如果总是来回切换则无法深入思考，效率降低。

16、每天计划留有20%以上闲余

扎克伯格为提高员工工作效率分享的26中提到，每天只计划 4～5 小时真正的工作。

17、不要多任务并行，这只会消耗注意力；保持专注，一心一用。

番茄工作法，一个番茄时间25分钟，这段时间不考虑其他，全情投入到一件工作中，结束后休息5到10分钟，继续进入下一个番茄时。

18、单纯占有知识不具有力量，只有共享知识才是力量，培养自己的长板凳。

现代社会需要大规模陌生人协作，工作中不应该因为自己的技能沾沾自喜，而应该努力让团队其他人学会自己的技能，这样既帮助了他人，也为自己晋升铺路。

19、区分实际制约和假性制约

很多制约因素是自我设限的结果，也就是假性制约。当遇到制约时需要积极沟通，沟通中识别实际制约和假性制约，沟通前不做对方立场预设，防止负面的自证预言。

20、休假前做好计划，可以处理突发情况

21、一直做的未必对，一直做不意味着需要永远这么做

传统企业可能感受明显，很多时候工具改变了，原有流程已经不再适用，但是因为行为惯性，多数人会依然保持原有流程，不接受改变。梳理流程多画图，建议使用visio，操作简单。

22、自我评判往往不准，让朋友做评判

自我的全面认知难度极大，可以画一个四象限图，其中有一个象限是“自己不知道，朋友知道”，也就是旁观者清，需要找朋友帮忙。至于“自己不知道，朋友不知道”就需要调动元认知能力，通过不断自省和正念去挖掘。

23、目标清晰，才能井然有序

时刻提醒自己的目标是什么，人们经常忙着忙着就忘了初衷，进而越努力距离目标越远。

24、每周回顾关键信息

习惯性复盘，可以让你从自己的经历中学习和成长。

25、双屏幕办公--谁用谁知道

一块27英寸大屏+1条VGA线，成本1K+，效率提升极大！效率提升极大！效率提升极大！当你需要多开软件或文档时，你会发现视野拓展到120度的不同。windows7+操作系统也可以实现快捷双屏，软件页面压缩严重，与双屏幕比操作不便！

本文推荐工具列表

软件工具：foxmail、坚果云、TIM或石墨、aTimeLogger2或Swipetimes、visio

硬件工具：屏幕、VGA线

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