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会议预约管理系统

系

统

方

案

目 录

一、系统概述 3

1.1 什么是会议预约管理 3

1.2 会议管理趋势 4

二、系统功能 5

2.1 功能特点 5

2.2 系统优势 6

2.3 系统界面 7

三、系统部署 10

3.1 安装示意图 10

3.2 安装实景图 11

四、会议显示 12

五、应用行业 13

5.1 教育行业 13

5.2 法律行业 13

5.3 医疗保健 13

5.4 企业 13

一、系统概述

为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息

显示公告系统， 用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。 每个会

议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统， 用于显示该会议的会议

内容，参与人员等信息。 会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统， 用于显

示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。

该系统可以显示各种集团内和公共的通知 / 通告，各种社会公共信息(如天

气预报、新闻等公共信息) 、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议

主题等信息。同时还可以以图片、视频、 Flash 等形式显示各种其它信息。

1.1 什么是会议预约管理

会议预约管理

线下型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业， 会议

安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进

行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。

线上型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或 500 强企业， 已经有比较完

善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有 LOUTS,OUTLOOK等，也有

一些 OA 或 ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时

间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。

会议室管理

粗放型管理

这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制， 可以随意在

某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源(投影设备、网络设备、茶水

服务、清洁服务)有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方

式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传

下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。

人工型管理

这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排， 所有会议的召集

和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个

人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会

议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录

或简单的电子表格记录。

1.2 会议管理趋势

二、系统功能

为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会

议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统” 。该系统简化了会议室管理，

灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并