【python实用小脚本-88】[HR转型]告别手动转换！Python脚本自动化Word转PDF全攻略（建议收藏）

场景故事

作为HR，我曾经每周都要处理几十份员工培训材料的格式转换工作。领导要求所有培训文档必须统一转换为PDF格式，方便存档和线上分享。最开始，我只能一份份手动在Word里另存为PDF，每次转换都要盯着进度条发呆，生怕出错。

直到有一天，我发现了Python的这个自动化脚本。现在，同样的工作量，我只需要运行一个脚本，喝杯咖啡的功夫就全部搞定。更重要的是，这个脚本还能处理批量转换，再也不用担心月底绩效考核时文档堆积如山了。

今天我要分享的这个Python脚本，不仅能帮你自动化Word转PDF，还能扩展到各种文档处理场景。无论你是HR、行政还是文案工作者，这个技能都能让你效率翻倍！

核心代码解析

让我们先来看看这个神奇的脚本是如何工作的：

import comtypes.client
wdFormatPDF = 17

def doc_to_pdf(input_file_path, output_file_path):
    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(input_file_path)
    doc.SaveAs(output_file_path, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()

代码中文注释版

# 导入COM对象客户端库，用于控制Windows应用程序
import comtypes.client

# 定义Word中PDF格式的常量值
wdFormatPDF = 17

def doc_to_pdf(input_file_path, output_file_path):
    """
    将Word文档转换为PDF格式
    
    参数:
        input_file_path (str): 输入的Word文档路径
        output_file_path (str): 输出的PDF文件路径
    """
    # 创建Word应用程序的COM对象
    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    
    try:
        # 打开指定的Word文档
        doc = word.Documents.Open(input_file_path)
        
        # 将文档另存为PDF格式
        # wdFormatPDF=17 是Word中PDF格式的标识符
        doc.SaveAs(output_file_path, FileFormat=wdFormatPDF)
        
        # 关闭文档
        doc.Close()
    finally:
        # 无论转换是否成功，都要退出Word应用程序
        word.Quit()

代码价值分析

✅ 三维价值评估

• 时间收益：单次转换时间从2分钟→5秒 → 年省约80小时
• 误差消除：避免手动操作导致的格式错乱或遗漏
• 扩展潜力：改造为批量转换工具仅需增加循环逻辑

✅ HR专业视角
"这个脚本本质上是’流程标准化’的技术实现，就像我们制定招聘流程一样：

• Word文档 → 待处理候选人
• PDF转换 → 面试筛选
• 输出PDF → 发放offer"

关键技术解剖台

COM对象编程的职场类比

是

否

开始

启动Word

打开文档

另存为PDF

成功?

关闭文档

报错处理

退出Word

HR眼中的技术价值

对应人力资源管理中的标准化操作流程(SOP)，解决人为操作误差痛点。就像我们制定招聘流程一样，这个脚本将复杂的Word转PDF操作固化为一套标准程序。

技术三棱镜

• 原理类比：COM对象 ≈ 组织架构中的标准化接口
• 参数黑盒：wdFormatPDF=17 相当于HR系统中的"流程节点标识"
• 避坑指南：未处理异常退出 ≈ 未完成背景调查就发offer

复杂度可视化

pie 
    title 资源消耗分布
    "CPU占用" : 15
    "内存消耗" : 25
    "COM对象通信" : 60

扩展应用场景

场景迁移实验室

案例1：Word转PDF→批量文档处理改造指南

import os

def batch_convert(input_folder, output_folder):
    """
    批量转换Word文档为PDF
    
    参数:
        input_folder (str): 包含Word文档的文件夹路径
        output_folder (str): 输出PDF的文件夹路径
    """
    # 确保输出文件夹存在
    if not os.path.exists(output_folder):
        os.makedirs(output_folder)
    
    # 遍历输入文件夹中的所有文件
    for filename in os.listdir(input_folder):
        if filename.endswith('.docx') or filename.endswith('.doc'):
            input_path = os.path.join(input_folder, filename)
            output_path = os.path.join(output_folder, 
                                      os.path.splitext(filename)[0] + '.pdf')
            try:
                doc_to_pdf(input_path, output_path)
                print(f"成功转换: {filename}")
            except Exception as e:
                print(f"转换失败 {filename}: {str(e)}")

# 使用示例
batch_convert('input_docs', 'output_pdfs')

▶️ 改造收益：处理上百份文档只需几分钟

案例2：Word转PDF+邮件发送跨界融合

import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.base import MIMEBase
from email import encoders

def send_pdf_via_email(pdf_path, recipient):
    """
    发送PDF文件作为邮件附件
    
    参数:
        pdf_path (str): PDF文件路径
        recipient (str): 收件人邮箱
    """
    # 创建邮件对象
    msg = MIMEMultipart()
    msg['From'] = '[email protected]'
    msg['To'] = recipient
    msg['Subject'] = '培训材料 - 请查收'
    
    # 添加PDF附件
    with open(pdf_path, 'rb') as f:
        part = MIMEBase('application', 'octet-stream')
        part.set_payload(f.read())
        encoders.encode_base64(part)
        part.add_header('Content-Disposition', 
                       f'attachment; filename={os.path.basename(pdf_path)}')
        msg.attach(part)
    
    # 连接SMTP服务器并发送
    with smtplib.SMTP('smtp.example.com') as server:
        server.login('username', 'password')
        server.send_message(msg)

# 结合转换和发送
def convert_and_send(input_doc, recipient):
    output_pdf = os.path.splitext(input_doc)[0] + '.pdf'
    doc_to_pdf(input_doc, output_pdf)
    send_pdf_via_email(output_pdf, recipient)

▶️ 创新价值：创建自动化文档分发系统

实战案例分享

作为HR，我曾用这个脚本解决了一个棘手问题：公司年度培训结束后，需要将所有培训材料转换为PDF并分发给各部门。传统方式需要手动逐个转换再发送邮件，至少需要两天时间。

我修改了脚本，添加了批量处理和自动发送功能：

import os
import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.base import MIMEBase
from email import encoders

def batch_convert_and_email(input_folder, department_emails):
    """
    批量转换Word文档为PDF并通过邮件发送给指定部门
    
    参数:
        input_folder (str): 包含Word文档的文件夹路径
        department_emails (dict): 部门名称到邮箱列表的映射
    """
    # 确保输出文件夹存在
    output_folder = 'output_pdfs'
    if not os.path.exists(output_folder):
        os.makedirs(output_folder)
    
    # 遍历输入文件夹中的所有文件
    for filename in os.listdir(input_folder):
        if filename.endswith('.docx') or filename.endswith('.doc'):
            input_path = os.path.join(input_folder, filename)
            
            # 从文件名中提取部门信息（假设格式为"部门_培训材料.docx"）
            try:
                department = filename.split('_')[0]
                if department in department_emails:
                    output_path = os.path.join(output_folder, 
                                              os.path.splitext(filename)[0] + '.pdf')
                    
                    # 转换文档
                    doc_to_pdf(input_path, output_path)
                    
                    # 发送给相关部门
                    for email in department_emails[department]:
                        send_pdf_via_email(output_path, email)
            except Exception as e:
                print(f"处理 {filename} 时出错: {str(e)}")

# 部门邮箱映射
departments = {
    'HR': ['[email protected]', '[email protected]'],
    'IT': ['[email protected]'],
    'Finance': ['[email protected]']
}

# 执行批量转换和发送
batch_convert_and_email('training_materials', departments)

这个改进版本让我在1小时内完成了原本需要2天的工作量，而且确保了每位员工都能及时收到自己部门的培训材料。

常见问题解决方案

1. 如何处理没有安装Word的电脑？

如果目标电脑没有安装Microsoft Word，可以考虑以下替代方案：

• 使用LibreOffice的Python接口（需要安装LibreOffice）
• 使用Aspose.Words（付费库，但功能强大）
• 使用在线转换API（如CloudConvert）

2. 如何提高转换成功率？

添加错误处理和日志记录功能：

import logging

logging.basicConfig(filename='conversion.log', level=logging.INFO)

def doc_to_pdf_robust(input_file_path, output_file_path):
    try:
        word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
        word.Visible = False  # 后台运行
        doc = word.Documents.Open(input_file_path)
        doc.SaveAs(output_file_path, FileFormat=wdFormatPDF)
        doc.Close()
        word.Quit()
        logging.info(f"成功转换: {input_file_path} -> {output_file_path}")
    except Exception as e:
        logging.error(f"转换失败 {input_file_path}: {str(e)}")
        raise

总结

今天分享的这个Word转PDF脚本虽然简单，却蕴含着深刻的职场智慧。它教会我们如何用技术手段解决重复性问题，如何将HR的专业思维转化为技术方案。

源码获取

完整代码已开源，包含详细的注释文档：
[GitCode仓库] https://gitcode.com/laonong-1024/python-automation-scripts
[备用下载] https://pan.quark.cn/s/654cf649e5a6 提取码：f5VG

作为HR转型的代码手艺人，我将继续探索如何将人力资源管理思维与编程技术相结合，创造更多提升工作效率的工具。如果你对这个话题感兴趣，欢迎关注我的公众号，获取更多职场编程干货！