沟通管理和相关方管理核心考点梳理

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PMP - 沟通管理和相关方管理核心考点梳理

沟通管理和相关方（干系人）管理这两章放在一起进行梳理，这两章很多的考点很容易混淆，经常会纠结于一些题目，究竟选择沟通管理还是干系人管理的知识点。

沟通管理

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1）规划沟通管理

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沟通在PMP中是指信息流的传递， PM是根据谁的需求来确定这种信息流的传递方式、频率，内容、格式呢？

解析：

规划沟通管理 是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。

分析沟通需求，确定项目相关方的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对相关方的价值。

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沟通模型中，要区分好确认已收到和反馈。这两者有什么区别？

解析：

在和相关方沟通的时候，确认已收到意味着相关方收到了这次信息，不代表相关方同意或者理解信息。反馈，才是真正得到相关方的想法和意见反馈回来。

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沟通方法有哪3种，每一种对应的关键词是什么？

解析：

交互式沟通	推式沟通	拉式沟通
在两方或多方之间进行实时的多向信息沟通	向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息	要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容
确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效方法	确保信息的发送，但不能确保信息送达受众目标受众理解	用于信息量很大或受众很多的情况
例如：会议、电话、即时通信、视频会议	例如：信件、备忘录、报告、电邮、传真、语音邮件、日志、新闻稿	例如：企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库

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沟通管理计划包含哪些内容？

解析：

沟通管理计划是描述将如何规划，结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。

包含如下内容：

• 相关方的沟通需求，需沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度
• 负责沟通相关信息的人员和将要接收信息的人员或群体，发布所需信息、确认已收到或作出回应（若适用）的时限和频率
• 负责授权保密信息发布的人员
• 上报步骤
• 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算，项目信息流向图、工作流程等

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2）管理沟通

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执行沟通管理计划的内容，用一句话来描述管理沟通要做什么内容？

解析：

确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

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3）监督沟通

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用一句话来描述监督沟通要做什么内容？

解析：

按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。项目沟通的影响和结果应该接受认真的评估和监督，以确保在正确的时间，通过正确的渠道，将正确的内容传递给正确的受众。

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最后，如果题目提到，相关方他想要更加详细的状态报告，或者他看不明白状态报告，或者他希望更频繁收到状态报告，那么对于项目经理来说，他首先要考虑审查或者更新哪个工件？

解析：

沟通管理计划

相关方（干系人）管理

相关方的满意度是衡量项目是否成功最重要的标准之一。比如沟通的规划要考虑相关方的需求，风险的规划要考虑相关方本身对待风险的态度等等。这一章节也是数以新考纲里面重点要考的章节。

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1）识别相关方

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这是哪一个阶段要做的过程，是启动还是规划？

解析：

识别相关方是在启动过程组中，也就是说要早识别，早分析，早引导参与。

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相关方登记册包含相关方哪三方面的信息？

解析：

识别相关方的输出位相关方登记册，其包含三方面的信息：

• 身份信息，包括姓名、组织职位、地点、联系方式、项目中扮演的角色。
• 评估信息，包括主要需求、期望、影响项目成果的潜力，以及相关方最能影响或冲击的项目生命周期阶段。
• 相关方分类，用内部或者外部，作用、影响、权力或利益，上级、下级、外围或横向。

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针对这相关方登记册三方面的信息，对应是哪些工具来帮助获取的？

解析：

数据收集

• 问卷和调查，一对一调查、焦点小组讨论，或其他大规模信息收集技术。
• 头脑风暴，通用的数据收集和创意技术，用于向小组征求意见。

可识别出相关方的身份信息。

数据分析

• 相关方分析，会产生相关方清单和关于相关方的各种信息，包含在组织内的位置、在项目中的角色、与项目的利害关系、期望、态度（对项目的支持程度），以及对项目信息的兴趣。

可识别出相关方的评估信息。

数据表现

• 相关方映射分析/表现，利用不同方法对相关方进行分类的方法。对相关方进行分类有助于团队与已识别的项目相关方建立关系。

把相关方分类，以便制定有效的管理策略。

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相关方映射分析有二维、三维还有针对复杂的社区的，分别描述对应是哪一种映射的表格和模型？

解析：

二维，权力利益方格，基于相关方的职权级别（权力）、对项目成果的关心程序（利益）、对项目成果的影响能力。

其中：权力高利益高，重点管理；权力高利益低，令其满意；权力低利益高，随时告知；权力低利益低，保持监督。

三维，相关方立方体，作为一个多维模型，它将相关方视为一个多维实体，更好地加以分析，从而有助于沟通策略的制定。

凸显模型，凸通过评估相关方的权力、紧迫性、合法性对相关方进行分类。基于对相关方重要性的测量，并帮助组织确定哪些相关方是最重要的，用于确定已识别相关方的相对重要性。适用于复杂的相关方大型社区，或在相关方社区内部存在复杂的关系网络。

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2）规划相关方管理

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这个过程是要做什么的？

解析：

规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程。
本过程的作用是提供与相关方进行有效互动的可行计划。

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权力利益方格和相关方参与度评估矩阵，哪一个是规划相关方参与的工具，还是两个都是？

解析：

相关方参与度评估矩阵，是用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较。

其中，

• 不了解型，不知道项目及其潜在影响
• 抵制型，知道项目及其潜在影响，但抵制项目工作或成果可能引发的任何变更
• 中立型，了解项目，但既不支持，也不反对
• 支持型，了解项目，支持项目工作及其成果
• 领导型，了解项目，积极参与以确保项目取得成功

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相关方参与度评估矩阵具体是怎么评估的？

解析：

同上

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3）管理相关方参与

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管理相关方最重要的目标是什么？

解析：

管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题，并促进相关方合理参与的过程。
是让项目经理能够提高相关方的支持，并尽可能降低相关方的抵制。

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常用管理相关方的方法有哪些？

解析：

沟通技能，针对沟通管理计划，针对每个相关方采取相应的沟通方法。

• 正式与非正式对话
• 问题识别和讨论
• 会议，进展报告，调查

人机关系与团队技能

• 冲突管理，项目经理应确保及时解决冲突
• 文化意识，有助于项目经理和团队通过考虑文化差异和相关方需求，来实现有效沟通
• 谈判，用于获得支持或达成关于支持项目工作或成果的协议，并解决团队内部或团队与其他相关方之间的冲突
• 观察和交谈，及时了解项目团队成员和其他相关方的工作和态度
• 政治意识，通过了解项目内外的权力关系，建立政治意识。

基本规则

• 根据团队章程中定义的基本规则，来明确项目团队成员和其他相关方应该采取什么行为去引导相关方参与

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4）监督相关方参与

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用一句话来描述监督相关方参与要做什么内容？

解析：

监督相关方参与是监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。

03 总结

总结一下怎么来区别相关方和沟通的题目：

1、干系人抱怨，担忧，埋怨，搞事，兴风作浪等等一般属于干系人管理的问题，就要找管理干系人的答案，面对面了解干系人的顾虑，直面干系人解决问题。

2、信息流传递，指信息发的晚，发的迟，信息没看明白，信息不方便阅读等等，就要找沟通的答案，一般是沟通管理计划。