筹备展会

最近在筹备展会。展会涉及很多事情，比如展会的提前预约，签合同，提交展会服务申请表格，布展，展会举行，撤展等。目前进行提交展会服务申请表格中，做一个阶段总结。有几点事情是比较重要的，比如，仔细阅读参展商手册，沟通，按时做好展会服务申请表格的提交，自己公司的准备。

1.仔细阅读参展商手册

展会合同确定下来后，先看清楚重点筹划，再看参展商手册，慢慢的知道要做什么事项。虽然参展商手册有83页，但只是七部分的内容，耐心看就可以了。带着问题去看更有效果，比如我的第一个问题是“装修怎么弄？”得出结论，“标准展台不需要装修，若有需要，可贴海报。”参展商手册基本把大部分问题说清楚，不清楚的地方一定要确定清楚。咨询举办方的时候，他们也很乐意回答您的问题。

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2.沟通

这次举办方的沟通采用邮箱与固定电话的方式，不能用微信。

2.1与业务人员沟通，要把握到对方的重点。根据自己的产品，找到适合的展会，与业务人员预约，预约展会正式开始前的9个月就可以接受预约了，如果有位置会电话通知。

由于展会之前不是我负责的，所以关于这个展会的事情不来了解，差点就错失了参加展会的机会了。业务人员说：“位置稀缺，机会难得。这次展会比上次上海的展会少30%，全新客户基本没位置的，很难才能拿到位置，为你找到一个位置已经是意想不到的事情了，今天内回复要不要这个位置。”他的重要在机会难得，你要不要。而我反复问他费用，其它细节，与关于展会资料。

于是他跟我另外一个同事联系了，问到底要不要这个位置的，感觉我们并没有做好准备，连展会的资源都问，报名前没有了解清楚的吗？我同事赶紧说，要的要的，才把位置拿下来。

2.2再简单也要确定好，不要理所当然。要获取全面的准确的信息，不要一问三不知道。

2.3因为需要联系不同的供应商，所以先制定好需求说明书，然后提供给对方就可以了，再沟通的过程中不断地完善需求说明书。这样沟通起来就方便很多。

3.展会服务申请表格的提交

展会需要提交很多表格，比如物品租用申请表，楣板规格申请表等。举办方为了统一管理，很些东西不能自带，只能租用不能自带，比如，配电箱，压缩空气。而桌子、椅子、冰箱等可以自带。选择适合的水电气等，然后申请，签合同，付款，完成租用。

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3.1海报

可以让承建商做海报也可以自带海报。展会指定承建商的价格比较贵，负责打印并安装好。承建商制作海报约需要5750元（喷绘裱风波的价格是RMB230.00元/平方米），自己做海报约需600元。

3.2为客户领取免费门票

领取免费门票需要客户提供“公司名称、姓名、国籍、职位、部门、电邮、手机号码”的信息。一定要保证信息的准确性，以免影响入场。

3.3设备运输

可在58同城找搬家工公司，可对比多几家公司，找到专业，实惠的。当然也可以找举办方合作的运货公司。

3.4宽带租用

宽带价格较高。宽带需要1500元（4天），每条 2M 宽带线只可供一台电脑使用，不可使用路由器。

3.5用电

需要租用接电电箱给机械设备供电，还需自带电箱，需要持电工证的人员进行接驳。租用接电电箱价格2210元，另外还需要电工安装服务，购买配电箱。

3.6压缩空气

举办方要求“参展商严禁自带空气压缩机”，需要租用适合自己适用的规格的压缩空气。

4.自己公司的准备

展品才是展会的主角，所以一定要完善好展品，展现出最好的一面。另外市场人员需要为产品宣传好做充分的准备，比如演说，产品宣传册。

展会还在筹备中，持续跟进……