如何标准化地快速编辑文档

介绍个公文类的文档技巧吧，尤其在国企、机关、有ISO管理体系内控要求的会议记录、公文写作等，要求大同小异，一般都是中规中矩的【GB/T 9704—2012】，其实国标本身就是经过长期检验，证明是最规范合理，阅读效果最赏心悦目的。

办法很简单，根据国标，设置好标准文件的模板，如果你不会，可以找单位管公文或者管质量体系的小朋友要一份，然后拷贝到自己的办公软件模板目录，替换掉即可。这样编辑时候，自动就是标准办公文档格式了，文稿形成后，只需要一些微调，减少在公文格式上浪费的时间。

步骤一、模版设置

这个没啥好说的，根据国标或者自己办公公司或单位的特殊要求，设置对应的格式（页边距、段间距、行间距、缩进要求；不同标题级别的字体样式，包括字号、字体、颜色；页码，也可以使用社交工程学，找管公文的小丫头要来一份现成的，将文件保存为 Normal.dotm 格式。

设置样式的时候，注意段前和段后，默认的标题样式会设置段前段后有磅数，需要删掉。

步骤二、修改并替换掉文件处理软件自带的默认模板

1.win下微软Office

选择“更多”——“选项”——“高级”，找到“常规”选项栏里的“文件位置”，选择“用户模板”，点击“修改”后复制弹出的文件框内的地址栏。

打开文件管理器（或者用 Win+E 唤出），把上一步的地址粘贴到文件管理器的地址栏中。

删掉原来的 Normal，并替换自己的Normal.dotm 文件。

2.win下WPS

找到 C:\Users\（你的用户名）\AppData\Roaming\Kingsoft\Office6\templates\wps\zh_CN\ ，如果里面有一个 Normal.dotm 和一个 Building Blocks.dotx，就代表找对位置啦。替换掉 zh_CN 里的Normal.dotm 文件即可。

3.麒麟linux下WPS

看一下自己的WPS设置，找到/home/XXXX/.local/share/Kingsoft/office6/templates/wps/zh_CN，如果里面有一个 Normal.dotm 和一个 Building Blocks.dotx，就代表找对位置啦。替换掉 zh_CN 里的Normal.dotm 文件即可。

正常来说，机关单位一般可以自动设置标题一方正小标宋简体二号，标题二黑体三号，标题三楷体 GB2312，标题四仿宋 GB2312 加粗，正文首行缩进 2 字符行间距固定值 29 字符等等。

PS：【GB/T 9704—2012】格式，的确在公务上用的笔记多，不太严谨的法务场景也会用到，不太严谨的媒介采访稿也会用到。总之，是我们国内的一种通用格式标准。最好还是掌握一下。*_^