Python自动化办公实战:包含Word、Excel、Pdf和Email邮件案例

Python自动化办公实战:包含Word、Excel、Pdf和Email邮件案例_第1张图片

背景

想象一下,现在你有一份Word邀请函模板,然后你有一份客户列表,上面有客户的姓名、联系方式、邮箱等基本信息,然后你的老板现在需要替换邀请函模板中的姓名,然后将Word邀请函模板生成Pdf格式,之后编辑统一的邀请话术(邮件正文),再依次发送邀请函附件到客户邮箱,你会怎么做?

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正常情况下,我们肯定是复制粘贴Excel表格中的客户姓名,之后挨个Word文档进行替换,之后将Word转Pdf格式,然后复制Excel表格中的邮箱进行发送编辑好的邮件正常,之后附上邀请函附件,点击发送,大概算一下,激情高昂的状态下,这个流程快的话,大概需要1分钟甚至更多。如果客户只有几十个就还好,一个小时就可以搞定,如果客户有几百个,上千个,甚至上万个呢?那估计要哭晕在办公室了。

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不过别慌,Python自动化办公,一套组合拳,使用Python自动化办公——Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送一条龙服务安排,下面一起来看看吧!

实现过程

1)替换Word模板生成对应邀请函

这里以上面的Word模板做案例,编写一个函数以客户姓名进行替换模板中的,一步到位。

def get_invitation(name):  
    doc = docx.Document("template.docx")  
    for para in doc.paragraphs:  
        if '' in para.text:  
            for run in para.runs:  
                if '' in run.text:  
                    runrun.text = run.text.replace('', name)  
        doc.save(f'./邀请函/{name}.docx') 

上面这个代码需要理解Word文档的结构,一个文档有多个段落,用doc.paragraphs获取;段落中的文字用para.text获取;一个段落中可能有多个不同样式的文本,这些不同的样式被称为run,一个段落中包含多个run,用para.runs获取,一个run中的具体文本用run.text获取。了解了这些,再看上述代码,是不是清晰很多呢?

2)将Word邀请函转化为Pdf格式

这个就简单很多了,Python自动化办公中,一行代码就可以实现,而且速度还十分快。

from docx2pdf import convert  
convert(f"./邀请函/{name}.docx") 

使用convert()函数可以把docx格式的文件转换成同名的Pdf文档。

3)读取Excel表格中的姓名和邮箱

这里需要用到openpyxl库了,当然关于Excel的库还是很多的,这里以这个库作为示例,代码如下:

def get_username_email():  
    workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx")  
    worksheet = workbook.active  
    for index, row in enumerate(worksheet.rows):  
        if index > 0:  
            name = row[0].value  # 获取表格第一列的姓名  
            email = row[3].value  # 获取表格第四列的邮箱  
            # print(name, email) 
            # print(f"{name}邀请函正在生成...")  
            # get_invitation(name)  
            send_email(name, email) 

上面的代码,理解起来应该并不难,读取Excel中的姓名和邮箱,之后传到get_invitation()生成邀请函,之后传给send_email()函数中自动发送邮件。实际上,这两部是分开进行的,这里是先执行get_invitation()函数,先生成邀请函,之后再将该函数注释掉,再执行发送邮件函数,

4)自动发送邮件

关于自动发送邮件,历史文章中也曾经发布过好几篇了,这里继续用上了,一开始我也觉得挺难的,后来发现也没有想的那么复杂,代码如下:

smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587)  
# smtp.login(邮箱, 授权码)  
smtp.login('[email protected]', "ruybefkipoo")  
def send_email(name, email):  
    msg = MIMEMultipart()  
    msg["subject"] = f"您好,{name},您的邀请函!"  
    msg["from"] = "[email protected]"  
    msg["to"] = email  
    html_content = f"""  
      
          
                

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""" html_part = MIMEText(html_content, "html") msg.attach(html_part) with open(f"./邀请函/{name}.pdf", "rb") as f: doc_part = MIMEApplication(f.read()) doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name) # 把附件添加到邮件中 msg.attach(doc_part) # 发送前面准备好的邮件 smtp.send_message(msg) # 如果放到外边登录,这里就不用退出服务器连接,所以注释掉了 # smtp.quit()

这里需要注意三点,其一是邮箱登录放在了函数外边,防止函数多次调用,短时间多次请求登录邮箱被封禁;其二邮箱登录里边用的是授权码,而不是你的邮箱登录密码,这里使用的是qq邮箱做示例,其他邮箱需要更改smtp服务;其三这个代码里边除了正文中引用了html写法,还携带了Pdf格式的邀请函附件,稍显复杂。

5)完整代码

以上四个步骤进行拆分了,依次完成了Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送任务,这里附上完整的代码。

import docx  
from docx2pdf import convert  
import openpyxl  
import smtplib  
from email.mime.text import MIMEText  
from email.mime.multipart import MIMEMultipart  
from email.mime.application import MIMEApplication  
# 生成对应的邀请函,并转存pdf格式  
def get_invitation(name):  
    doc = docx.Document("template.docx")  
    for para in doc.paragraphs:  
        if '' in para.text:  
            for run in para.runs:  
                if '' in run.text: 
                    runrun.text = run.text.replace('', name)  
        doc.save(f'./邀请函/{name}.docx')  
    convert(f"./邀请函/{name}.docx")  
smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587)  
smtp.login('[email protected]', "ruybefkipoo")  
def send_email(name, email):  
    msg = MIMEMultipart()  
    msg["subject"] = f"您好,{name},您的邀请函!"  
    msg["from"] = "[email protected]"  
    msg["to"] = email  
    html_content = f"""  
      
          
                

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""" html_part = MIMEText(html_content, "html") msg.attach(html_part) with open(f"./邀请函/{name}.pdf", "rb") as f: doc_part = MIMEApplication(f.read()) doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name) # 把附件添加到邮件中 msg.attach(doc_part) # 发送前面准备好的邮件 smtp.send_message(msg) # 如果放到外边登录,这里就不用退出服务器连接,所以注释掉了 # smtp.quit() def get_username_email(): workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx") worksheet = workbook.active for index, row in enumerate(worksheet.rows): if index > 0: name = row[0].value email = row[3].value # print(name, email) # print(f"{name}邀请函正在生成...") # get_invitation(name) send_email(name, email) if __name__ == '__main__': get_username_email() # get_invitation('Python885')

总结

这篇文章基于Python自动化办公,主要介绍了使用Python相关库,依次完成Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送任务。程序运行之后,邀请函会自动生成,然后邮件会自动发送,速度也非常快,给几百个、上千个客户发送邀请函就不害怕了,如果有上万个客户,可能需要借助第三方平台辅助了,毕竟一般的普通邮箱,每日发送邮箱数是有限制的。

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