12.3 控制采购（本过程1-3题）-转自石志国

PMP®考点解析之12.3 控制采购（本过程1-3题）

控制采购是管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。本过程的主要作用是，确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。

合同管理活动可能包括：

ü 收集数据和管理项目记录，包括维护对实体和财务绩效的详细记录，以及建立可测量的采购绩效指标；

ü 完善采购计划和进度计划；

ü 建立与采购相关的项目数据的收集、分析和报告机制，并为组织编制定期报告；

ü 监督采购环境，以便引导或调整实施；

ü 向卖方付款。

一、 输入

1.      项目管理计划

a)      需求管理计划：描述将如何分析、记录和管理承包商需求。

b)     风险管理计划：描述如何安排和实施由卖方引发的项目风险管理活动。

c)      采购管理计划：规定了在控制采购过程中需要开展的活动。

d)     变更管理计划：包含关于如何处理由卖方引发的变更的信息。

e)      进度基准：如果卖方的进度拖后影响了项目的整体进度绩效，则可能需要更新并审批进度计划，以反映当前的期望。

2.      项目文件

a)      假设日志：记录了采购过程中做出的假设。

b)     经验教训登记册：

c)      里程碑清单：重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。

d)     质量报告：用于识别不合规的卖方过程、程序或产品。

e)      需求文件：可能包括：卖方需要满足的技术要求；具有合同和法律意义的需求，以及其他非技术要求。

f)       需求跟踪矩阵：将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。

g)     风险登记册：取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。

h)     相关方登记册：包括关于已识别相关方的信息，例如，合同团队成员、选定的卖方、签署合同的专员，以及参与采购的其他相关方。

3.      协议：是双方之间达成的谅解，包括对各方义务的一致理解。对照相关协议，确认其中的条款和条件的遵守情况。

4.      采购文档：包含用于管理采购过程的完整支持性记录，包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和其他往来函件。注：采购文档不仅仅是规划采购管理输出的那些文档，还包括在整个合同执行期间产生的其他文件。

5.      批准的变更请求：可能包括对合同条款和条件的修改。

6.      工作绩效数据：包含与项目状态有关的卖方数据，例如，技术绩效，已启动、进展中或已结束的活动，已产生或投入的成本。工作绩效数据还可能包括已向卖方付款的情况。

7.      事业环境因素：能够影响控制采购过程的事业环境因素包括（但不限于）：合同变更控制系统；财务管理和应付账款系统；

二、 工具

1.      专家判断

2. 索赔管理：如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，或对变更是否发生存在分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。此类有争议的变更称为索赔。如果不能妥善解决，它们会成为争议并最终引发申诉。在整个合同生命周期中，通常会按照合同条款对索赔进行记录、处理、监督和管理。如果合同双方无法自行解决索赔问题，则可能不得不按合同中规定的程序，用替代争议解决方法（ADR）去处理。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

3.      数据分析

a) 绩效审查：对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析，以审查合同工作的绩效。其中包括确定工作包提前或落后于进度计划、超出或低于预算，以及是否存在资源或质量问题。注：采购绩效审查通常是依据采购合同，由买方实施卖方配合，对供应商的绩效进行审查。

b)     挣值分析：计算进度和成本偏差，以及进度和成本绩效指数，以确定偏离目标的程度。

c)      趋势分析：可用于编制关于成本绩效的完工估算 (EAC)，以确定绩效是正在改善还是恶化。

4.      检查：是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查，可能涉及对可交付成果的简单审查，或对工作本身的实地审查。在施工、工程和基础设施建设项目中，检查包括买方和承包商联合巡检现场，以确保双方对正在进行的工作有共同的认识。

5. 审计：是对采购过程的结构化审查。应该在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。买方的项目经理和卖方的项目经理都应该关注审计结果，以便对项目进行必要调整。注：简单理解为通过采购审计对采购过程进行经验教训总结。

三、 输出

1.      采购关闭：买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求，通常已在合同条款和条件中规定，并包括在采购管理计划中。一般而言，这些要求包括：已按时按质按技术要求交付全部可交付成果，没有未决索赔或发票，全部最终款项已经付清。项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。

2.      工作绩效信息：是卖方正在履行的工作的绩效情况，包括与合同要求相比较的可交付成果完成情况和技术绩效达成情况，以及与SOW预算相比较的已完工作的成本产生和认可情况。

3.      采购文档更新：

4.      变更请求：在控制采购过程中，可能提出对项目管理计划及其子计划和其他组件的变更请求，例如，成本基准、进度基准和采购管理计划。已提出而未解决的变更，可能包括买方发布的指示或卖方采取的行动，而对方认为该指示或行动已构成对合同的推定变更。因为双方可能对推定变更存在争议，并可能引起一方向另一方索赔，所以通常应该在项目往来函件中对推定变更进行专门识别和记录。

5.      项目管理计划更新

6.      项目文件更新

7.      组织过程资产更新：

a)      支付计划和请求

b)     卖方绩效评估文件：

c)      预审合格卖方清单更新

d)     经验教训知识库

e)      采购档案

未详述部分考试通常不考。