林华第59篇日记用OmniFocus 收集清空大脑

OmniFocus 使用的逻辑5个步骤

收集：百分百地收集一切有待完成的任务，清空大脑；

分类：分析辨明任务的类型；

归位：将所有任务有体系地组织起来，装进对应的时间，空间；

执行：选择合适的任务开始行动。

检视：检查任务

这一套任务管理的逻辑非常符合人的本性。它并不是凭空构建，而是从实际生活的需求出发，实现我们想达到的效果：活在当下，不被与当前无关的事情所干扰。

所谓任务管理，就是让一项任务从出现到完成的过程变得可控。而用 OmniFocus 构建一个高效地任务管理系统，其实只需三步：

放进去：收集任务，将它收纳进 OmniFocus 中；

摆整齐：存储任务，将任务按项目和标签组织整理；

去完成：执行任务，将任务根据场景列成清单。

所以当你打开 OmniFocus，准备用它记下任何一项时，请思考以下两个问题：

这是一件需要当下完成的任务吗？

我可以在两分钟内完成它吗？

如果它是当前需要完成的任务，那么就将它放进 OmniFocus，准备下一步去处理它；如果它只是一个愿望或者目标，例如学会单反摄影，你应该将它记载自己的笔记或者备忘录中，以便日后规划。

而有一些任务立刻执行就能完成，例如打一个预约今晚九点的餐厅，这种也需要放进 OmniFocus 吗？

GTD 理念中有一个「两分钟原则」，认为完成任务的时间不超过两分钟的话，就该立刻执行而不是收集起来。

这个原则想表达的，是若要完成一个任务时，不会打断当前的工作状态，是可以立刻执行这个任务的，倒不必刻板的按两分钟来衡量。前文提到的预约餐厅的任务，熟练的话边工作边完成就行了，不必郑重其事地写进 OmniFocus。

可能使用过 OmniFocus 的读者会问：如果我已经知道任务的一些属性，例如截止时间、所属项目，为什么不直接在项目视图中把任务写下来呢？

收集这一步讲究一个「快」字。在实际使用过程中，很多想法或者来自他人的任务，都需要在短时间内记录下来。这种客观条件下，不允许我们打开应用，慢悠悠找到你想要的视图。

从另一个角度来说，收集这个动作一天内可能不下十次，如果每次都要花费一两分钟，去找到不同的视图，相当于我们的工作状态被打断了十次。本来我们是希望任务管理帮我们保持专注，现在它反倒成了干扰源了。

所以在使用过程中，一旦任务出现，我就会条件反射般打开收件箱，将任务记在 OmniFocus 中

既然说要「快」，收集时不用太过详细，那么收集时该怎么描述一个任务呢？基于「快」这要一个要求，收集这一步必须先记下的，只有动作标题和相应的附注。

动作标题要简明地描述出你想达到的目标，最好是动词+名词的组合。

类似「寄出申请学校的文件」、「整理 XX 项目的销量表格」，而不是「写代码」、「上季度的销售报表」这种缺少动词或者精确描述的标题。

设置快速收集的语句：

「Siri，记得……」的句