20160515 张超 第六幅《学院档案管理说明 》导图认证班

档案管理说明

  《学院档案管理说明》是我在负责学院档案管理过程中所形成的说明材料，主要针对档案编制的原则、依据、分类、排架等档案管理方式进行说明。

      我主要从概述、党号、分类和说明四个方面进行介绍：

      1、概述：介绍了档案管理的三原则、进行分类的依据、材料的来源以及档案编制的体系结构。我在做档案分类时，依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案管理制度汇编；档案来源是学校网站和纸质文件两种，纸质材料为学校制发的文件和学院形成的材料；我所应用的体系结构是实体分类法中的类目、标识和注释体系框架，在类目中主要是是一级类目和二级类目的使用，校发文件采用一级类目，学院文件采用二级类目。

     2、档号建立：在建档过程中，我遵循了档号唯一性、合理性和稳定性的原则；从两个方面介绍了档号的定义；党号模式即年度号+分类号+件号模式，及具体书写规范。

     3、档案分类：关于档案分类，通过材料来源和反映问题不同分为一级分类校发、学院，二级分类党群和行政；具体分类方式，学校划分为党群、行政；学院也分为党群和行政，党群包括党委、工会、学生工作和其他，而行政划分为综合、本科生教育、研究生教育、科研与社会服务、学科师资和人事管理6个大的方面。

    4、说明：主要针对排架、保存期限等进行说明。并建议按自然年度法对以后的档案进行管理，统一收件号、归档号和查询号，便于档案管理日常工作。